Export CIR/CII et Pointage : Automatiser la Partie Administrative de la Recherche

Chaque année, les entreprises qui bénéficient du Crédit d’Impôt Recherche (CIR) ou du Crédit d’Impôt Innovation (CII) doivent produire un dossier justificatif détaillant les travaux de recherche menés, le temps qui y a été consacré et la période concernée. Dans la pratique, ce dossier se construit trop souvent a posteriori : quelqu’un rouvre les tickets de l’année, recopie des heures dans un tableur, tente de retrouver quelles tâches relevaient réellement de la R&D. Ce travail de reconstitution est long, source d’erreurs, et dépend entièrement de la mémoire de l’équipe.

Le problème n’est pas le suivi, c’est la reconstitution

Une équipe qui utilise un outil de gestion de projet suit déjà, au jour le jour, ce qui compte pour le dossier CIR/CII : les issues travaillées, le temps passé sur chacune, la capability ou le projet auquel elles se rattachent, leur description technique. Cette information existe. Le problème n’est pas son absence, c’est qu’elle n’est disponible nulle part sous une forme exploitable pour un dossier fiscal. Reconstituer un justificatif revient alors à refaire, plusieurs mois plus tard, un travail de compilation que l’outil aurait pu produire directement.

Ce que fait l’export CIR/CII

L’export CIR/CII de Sinra part de ce constat simple : le justificatif n’a pas besoin d’être reconstitué, il a besoin d’être extrait. Concrètement, l’utilisateur filtre ses issues sur un label qu’il a lui-même créé — « R&D », « Recherche », ou tout autre nom pertinent pour son organisation — et sur la période concernée, puis sélectionne les champs à inclure : le projet, la description technique, les heures passées, les dates de la capability associée. L’export génère un fichier avec une ligne par issue, prêt à servir de base au dossier justificatif.

Le choix du label plutôt que d’un champ technique figé est déterminant : c’est l’utilisateur qui décide ce qui relève de la R&D pour son organisation, pas l’outil qui impose une classification rigide. Un label se crée, se renomme, s’applique et se retire aussi facilement qu’une étiquette, ce qui laisse à l’équipe le contrôle total sur la qualification de son propre travail, année après année.

Un export pointage, pour un besoin différent

Le même mécanisme d’export sert un second besoin, plus général : produire un relevé simple d’heures travaillées, par personne et par projet, sans filtrer sur aucun label particulier. Ce format convient à un suivi de pointage classique, à une facturation basée sur le temps passé, ou à un reporting d’activité interne. Les heures exportées sont cumulées par issue, pas consignées comme un journal quotidien de présence — le fichier reste un relevé d’activité, pas un pointage horaire au sens strict.

Ce que ça change concrètement

Le gain le plus visible est le temps : ce qui prenait plusieurs jours de reconstitution manuelle en fin d’exercice devient un export de quelques minutes, à n’importe quel moment de l’année. Mais le gain le plus important est ailleurs. Un dossier reconstitué à la main dépend de ce dont l’équipe se souvient encore ; un dossier extrait directement du suivi réel reflète ce qui s’est réellement passé, avec les descriptions et les dates telles qu’elles ont été saisies au moment du travail, pas telles qu’on les reconstruit six mois plus tard. Cette traçabilité continue est précisément ce qu’un contrôle fiscal ou un audit interne cherche à vérifier.

D’autres usages du même mécanisme

Le même export, appliqué à d’autres labels ou à d’autres filtres, couvre des besoins qui dépassent le seul cadre du CIR/CII :

• Facturation au temps passé pour des prestations clients, en filtrant les issues par projet plutôt que par label R&D.
• Reporting mensuel pour un comité de pilotage, en combinant un filtre sur la période et une sélection de champs orientée synthèse plutôt que détail technique.
• Audit qualité ou conformité, en isolant les issues portant un label spécifique lié à une norme ou une certification suivie dans le temps.
• Répartition budgétaire entre plusieurs projets, en croisant l’export avec les heures par capability pour objectiver un arbitrage de ressources.

Dans tous ces cas, le principe reste le même : plutôt que de construire un rapport spécifique pour chaque besoin administratif, un seul mécanisme d’export, combiné aux filtres et labels que l’équipe définit elle-même, s’adapte au besoin du moment sans développement supplémentaire.

Ce qu’il faut retenir

Le dossier CIR/CII, comme la plupart des rapports administratifs récurrents, n’a pas vocation à être reconstruit à la main à chaque échéance. Si un outil de gestion de projet suit déjà ce qui compte — issues, heures, projets, labels — la bonne question n’est pas « comment reconstituer ce rapport » mais « pourquoi n’est-il pas déjà disponible en un export ». C’est cette question que l’export CIR/CII et pointage de Sinra a été pensé pour résoudre.